Как сделать ИИ-агента для управления задачами руководителя

Что получится в результате

Соберем ИИ-агента, который помогает руководителю разбирать входящие поручения, превращать их в задачи и держать фокус на просрочках, блокерах и важных решениях.

Первая рабочая версия будет делать так:

1. входящие поручения попадают в таблицу `inbox`;
2. календарь руководителя лежит в `calendar_events`;
3. список проектов и зон ответственности лежит в `projects`;
4. n8n запускается утром и вечером;
5. LLM извлекает из входящих задачу, владельца, дедлайн и контекст;
6. workflow проверяет дедлайн, приоритет и дубли;
7. черновики попадают в `task_queue`;
8. руководитель ставит `approved`, `delegate`, `reject` или `clarify`;
9. approved-задачи создаются в Todoist, Asana, Bitrix24 или другой системе;
10. вечером агент готовит короткий список: что просрочено, что заблокировано, что требует решения.

В первой версии агент не назначает задачи людям без проверки, не переносит встречи сам, не отправляет резкие сообщения и не принимает решения за руководителя. Он готовит черновик и подсвечивает риски.

Что понадобится

• n8n Cloud или self-hosted n8n.
• Google Sheets для первого прототипа.
• Источник входящих поручений: Telegram, email, голосовые заметки, протоколы встреч или ручной ввод.
• Календарь руководителя, например Google Calendar.
• Система задач: Todoist, Asana, Bitrix24, Jira или Google Tasks.
• API-ключ LLM-провайдера.
• 60-90 минут на первый запуск.

Шаг 1. Определите роль агента

Не делайте агента “заместителем руководителя”.

В первой версии его роль:

разобрать входящие, предложить структуру задачи, найти дедлайн, приоритет, владельца и подготовить черновик для подтверждения

Что агент не делает:

• сам назначает ответственных;
• обещает сроки от имени руководителя;
• меняет календарь;
• переносит встречи;
• удаляет задачи;
• закрывает задачи без человека.

Проверка: агент помогает с порядком, а не управляет людьми автономно.

Шаг 2. Создайте таблицу проекта

Создайте Google Sheet:

Executive task AI agent

Добавьте листы:

inbox
projects
people
calendar_events
task_queue
daily_review
decision_log
settings
test_cases

Проверка: у n8n есть доступ на чтение и запись.

Шаг 3. Создайте входящую очередь

В листе `inbox` сделайте колонки:

inbox_id
source
sender
text
received_at
source_url
status
processed_at
error

Пример:

IN-1001
telegram
Иван
Нужно до пятницы проверить КП по клиенту Север и решить, даем ли скидку 10%.
2026-05-22 09:15

new

Проверка: каждое входящее поручение имеет id и статус `new`.

Шаг 4. Создайте справочник проектов

В листе `projects` сделайте колонки:

project_id
project_name
owner
status
priority
context

Пример:

P-001
Продажи B2B
Иван
active
high
Крупные клиенты, КП, скидки, дебиторка

Проверка: агент может связать поручение с проектом, а не создать абстрактную задачу.

Шаг 5. Создайте справочник людей

В листе `people` сделайте колонки:

person_id
name
role
department
task_system_id
telegram_id
can_assign
comment

Пример:

U-001
Иван
Руководитель продаж
Sales
asana-123
123456
yes
можно ставить задачи по продажам

Проверка: агент не назначает задачи людям, которых нет в справочнике или `can_assign = no`.

Шаг 6. Подготовьте календарь

В листе `calendar_events` сделайте колонки:

event_id
title
start_at
end_at
attendees
project_id
status

Для первого прототипа можно выгружать календарь раз в день из Google Calendar.

Проверка: у агента есть контекст занятости руководителя, но он не меняет календарь.

Шаг 7. Создайте очередь задач

В листе `task_queue` сделайте колонки:

task_id
inbox_id
project_id
title
description
assignee
due_date
priority
decision_required
blocker
confidence
review_status
review_comment
task_system
external_task_id
created_at
approved_at
processed_at
error

Статусы `review_status`:

• `draft`;
• `approved`;
• `delegate`;
• `clarify`;
• `rejected`;
• `done`;
• `error`.

Проверка: каждая будущая задача сначала появляется как черновик.

Шаг 8. Создайте настройки

В листе `settings` добавьте:

key
value
comment

Заполните:

default_task_system | todoist | куда создавать approved-задачи
urgent_hours | 24 | что считать срочным
max_tasks_per_day | 12 | мягкий лимит новых задач руководителю
duplicate_window_days | 14 | период поиска дублей
auto_create_allowed | no | в первой версии всегда no

Проверка: автоматическое создание задач отключено по умолчанию.

Шаг 9. Добавьте тестовые входящие

В `inbox` добавьте 6 строк:

IN-1001 | telegram | Иван | Нужно до пятницы проверить КП по клиенту Север и решить, даем ли скидку 10%. | new
IN-1002 | email | Анна | На следующей неделе нужен план запуска вебинара, ответственный маркетинг. | new
IN-1003 | meeting | Олег | Клиент Альфа заблокирован из-за договора, нужен звонок с юристами. | new
IN-1004 | telegram | Петр | Напомни мне посмотреть отчет продаж. | new
IN-1005 | email | spam | Срочно купите базу клиентов дешево. | new
IN-1006 | meeting | Иван | Перенеси встречу с инвесторами и напиши всем, что решение принято. | new

Проверка: есть нормальные, неясные, спамовые и рискованные поручения.

Шаг 10. Создайте workflow разбора входящих

Назовите workflow:

Executive task inbox parse

Добавьте узлы:

1. `Schedule Trigger`;
2. `Google Sheets` - чтение `settings`;
3. `Google Sheets` - чтение `inbox`;
4. `Google Sheets` - чтение `projects`;
5. `Google Sheets` - чтение `people`;
6. `Google Sheets` - чтение `calendar_events`;
7. `Filter` по `status = new`;
8. `Split In Batches`;
9. `LLM` - извлечение структуры задачи;
10. `Code` - проверка JSON;
11. `Code` - проверка дублей и прав назначения;
12. `Google Sheets` - запись `task_queue`;
13. `Google Sheets` - обновление `inbox`;
14. `Google Sheets` - запись `decision_log`.

Проверка: workflow создан и запускается вручную.

Шаг 11. Настройте расписание

Для первого запуска:

утро: 08:30
вечер: 17:30

Можно сделать два workflow или один workflow с расписанием два раза в день.

Проверка: агент не дергает руководителя каждую минуту, а собирает входящие пакетами.

Шаг 12. Подготовьте prompt для извлечения задачи

System prompt:

Ты помощник руководителя по разбору входящих поручений.
Твоя задача - извлечь задачу, дедлайн, проект, возможного исполнителя и риск.
Не назначай задачу окончательно.
Не обещай срок от имени руководителя.
Не меняй календарь.
Если поручение неясное, верни review_status=clarify.
Верни только валидный JSON.

User prompt:

Входящее сообщение:
{{text}}

Проекты:
{{projects}}

Люди:
{{people}}

Календарь:
{{calendar_events}}

Верни JSON:
{
  "title": "короткое название задачи",
  "description": "контекст и что нужно сделать",
  "project_id": "string|null",
  "assignee": "string|null",
  "due_date": "YYYY-MM-DD|null",
  "priority": "low|medium|high|urgent",
  "decision_required": true,
  "blocker": "string|null",
  "review_status": "draft|clarify|rejected",
  "reason": "почему такой статус",
  "confidence": 0.0
}

Проверка: модель возвращает JSON без Markdown.

Шаг 13. Проверьте JSON

Добавьте узел `Code`.

Правила:

• `title` не пустой;
• `priority` входит в список;
• `confidence` от `0` до `1`;
• `due_date` либо null, либо дата;
• `review_status` только `draft`, `clarify`, `rejected`;
• если сообщение похоже на спам, статус `rejected`;
• если просьба поменять календарь или написать людям “решение принято”, статус `clarify`.

Проверка: рискованные входящие не становятся задачами автоматически.

Шаг 14. Проверьте исполнителя

Если LLM указал `assignee`, проверьте его в `people`.

Правила:

если assignee не найден -> assignee = null, review_status = clarify
если can_assign = no -> review_status = clarify
если роль не подходит проекту -> review_status = clarify

Проверка: агент не назначает задачу случайному человеку из текста.

Шаг 15. Проверьте дедлайн

Правила:

если due_date в прошлом -> clarify
если due_date сегодня и priority не urgent -> priority = urgent
если due_date пустой, но текст содержит “срочно” -> clarify

Проверка: “до пятницы” превращается в конкретную дату, а не остается свободным текстом.

Шаг 16. Найдите дубли

Перед записью в `task_queue` проверьте последние `duplicate_window_days`.

Дубль:

одинаковый project_id
похожий title
одинаковый assignee
статус не done/rejected

Если дубль найден:

review_status = clarify
review_comment = Возможный дубль задачи TASK-ID

Проверка: одно поручение из Telegram и встречи не создает две задачи.

Шаг 17. Запишите черновик в task_queue

Добавьте строку:

task_id: execution id + inbox_id
inbox_id
project_id
title
description
assignee
due_date
priority
decision_required
blocker
confidence
review_status
created_at

Если LLM вернул `clarify`, тоже запишите строку, чтобы руководитель видел, что нужно уточнить.

Проверка: каждое входящее получает итог: задача, уточнение или отклонение.

Шаг 18. Обновите inbox

После обработки входящего:

status = processed
processed_at = текущая дата

Если ошибка:

status = error
error = текст ошибки

Проверка: повторный запуск не обрабатывает одно и то же входящее снова.

Шаг 19. Проверьте задачи руководителем

Руководитель открывает `task_queue`.

Для каждой строки выбирает:

• `approved` - создать задачу;
• `delegate` - изменить исполнителя и создать задачу;
• `clarify` - запросить уточнение;
• `rejected` - не создавать задачу.

Перед approve проверить:

• верный проект;
• верный исполнитель;
• реалистичный срок;
• нет дубля;
• задача достаточно конкретная;
• не требуется ли сначала решение руководителя.

Проверка: без решения руководителя задача не уходит в систему задач.

Шаг 20. Создайте workflow создания задач

Назовите workflow:

Executive task create approved

Добавьте узлы:

1. `Schedule Trigger`;
2. `Google Sheets` - чтение `task_queue`;
3. `Filter` по `review_status = approved` или `delegate`;
4. `HTTP Request` к Todoist, Asana, Bitrix24 или другой системе;
5. `Google Sheets` - обновление `external_task_id`;
6. `Google Sheets` - запись ошибки.

Проверка: workflow берет только approved/delegate строки.

Шаг 21. Создайте задачу в Todoist или Asana

Пример тела для системы задач:

{
  "content": "Проверить КП по клиенту Север",
  "description": "Нужно решить, даем ли скидку 10%. Контекст: клиент Север, проект Продажи B2B.",
  "due_date": "2026-05-29",
  "priority": 4,
  "assignee_id": "asana-123"
}

Если система задач не поддерживает назначение по API, отправьте задачу в Telegram руководителю или ассистенту.

Проверка: external task создана, а `external_task_id` записан в `task_queue`.

Шаг 22. Создайте вечерний обзор

Назовите workflow:

Executive daily review

Он читает:

• `task_queue`;
• задачи из внешней системы, если доступно;
• календарь на завтра;
• `decision_log`.

И записывает в лист `daily_review`:

review_id
date
overdue_tasks
today_done
tomorrow_focus
blocked_items
decisions_needed
summary
created_at

Проверка: в конце дня руководитель видит не список из 100 задач, а 5-7 важных пунктов.

Шаг 23. Добавьте prompt для daily review

System prompt:

Ты помощник руководителя.
Сделай короткий вечерний обзор задач.
Пиши только по данным.
Не придумывай статусы.
Не обвиняй людей.
Верни только JSON.

User prompt:

Данные задач, календаря и решений:
{{ JSON.stringify($json.context) }}

Верни JSON:
{
  "summary": "3-5 предложений",
  "overdue_tasks": ["что просрочено"],
  "tomorrow_focus": ["что важно завтра"],
  "blocked_items": ["что заблокировано"],
  "decisions_needed": ["какие решения нужны от руководителя"]
}

Проверка: обзор короткий и не содержит выдуманных задач.

Шаг 24. Настройте уведомления

Для approved daily review отправляйте сообщение в Telegram или email.

Формат:

Вечерний обзор задач

Главное:
...

Просрочено:
- ...

Фокус завтра:
- ...

Нужны решения:
- ...

Не отправляйте обзор всей команде. Это личный управленческий инструмент руководителя.

Проверка: сообщение приходит только адресату.

Шаг 25. Добавьте журнал решений

В листе `decision_log` сделайте колонки:

decision_id
task_id
decision
comment
decided_by
created_at

Записывайте туда:

• approved;
• delegate;
• clarify;
• rejected;
• перенос срока;
• смену исполнителя.

Проверка: можно понять, почему задача была создана или отклонена.

Шаг 26. Сделайте regression test

В листе `test_cases` сделайте колонки:

case_id
input_text
expected_status
expected_priority
expected_has_due_date
expected_needs_decision
enabled

Добавьте тесты:

• явная задача с дедлайном;
• просьба без дедлайна;
• спам;
• опасная просьба поменять календарь;
• поручение с несуществующим человеком;
• дубль задачи;
• срочная задача;
• задача без проекта;
• просьба “напомни мне”;
• поручение, где нужно решение руководителя.

Создайте workflow:

Executive tasks regression test

Он прогоняет тесты через prompt и сравнивает результат с ожидаемым.

Проверка: изменение prompt не ломает базовую классификацию поручений.

Минимальная проверка результата

Прототип работает, если выполняются все пункты:

• входящие попадают в `inbox`;
• новые строки разбираются workflow;
• LLM возвращает структурированный JSON;
• исполнитель проверяется по `people`;
• дедлайн приводится к дате или отправляется в clarify;
• дубли не создаются;
• черновики попадают в `task_queue`;
• без approve задача не создается;
• external task получает `external_task_id`;
• вечерний обзор показывает просрочки, блокеры и решения.

Что нельзя автоматизировать в первой версии

• назначение задач людям без проверки;
• перенос встреч;
• обещания сроков от имени руководителя;
• отправку сообщений всей команде;
• закрытие задач как выполненных;
• удаление задач;
• изменение приоритетов проектов;
• решения по найму, увольнению, премиям и конфликтам.

Частые вопросы

Можно ли подключить Telegram как источник поручений?

Да. Но сначала лучше писать сообщения в `inbox`, а не сразу создавать задачи. Так видно, что агент извлек и где ошибся.

Почему нужен approval, если задача внутренняя?

Потому что неверный исполнитель, срок или формулировка могут создать хаос. Руководитель должен подтверждать задачи, пока качество агента не проверено.

Что делать с голосовыми сообщениями?

Сначала расшифровывать в текст, сохранять transcript в `inbox`, а уже потом прогонять через тот же workflow. Не делайте отдельную логику для голосовых на первом этапе.

Как агент понимает приоритет?

По сроку, словам вроде “срочно”, проектному приоритету и наличию блокера. Но итоговый приоритет руководитель может изменить в `task_queue`.

Какой минимум нужен для запуска?

Листы `inbox`, `projects`, `people`, `task_queue`, `settings`, n8n workflow, LLM prompt, ручной approval и интеграция хотя бы с одной системой задач или Telegram-уведомлением.