К первичке обычно относят счета, акты, УПД, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые чеки, платежные документы, договоры-основания и закрывающие документы. В разных компаниях набор может отличаться, но смысл один: документ должен подтверждать, что операция реально была.
AI-агент полезен там, где первички много: он принимает входящие PDF, сканы и письма, распознает тип документа, извлекает реквизиты, сумму, НДС, дату, номер, контрагента, ИНН, КПП, позиции и статус оплаты.
Но первичные документы нельзя обрабатывать как обычный текст. Ошибка в сумме, ИНН, дате, валюте или статусе оплаты может привести к проблемам в учете. Поэтому агент должен показывать confidence score, подсвечивать сомнительные поля и отправлять документ на approval при риске.
Хороший workflow по первичке выглядит так: принять документ, распознать, извлечь поля, сверить с договором или заказом, проверить дубли, сопоставить оплату, передать в 1С или ERP и сохранить audit log.
Примеры
- Поставщик прислал счет и акт на почту, агент извлек сумму, НДС, ИНН, дату и номер документа.
- AI-агент сравнил УПД с заказом и нашел расхождение в количестве позиций.
- Система обнаружила дубль счета по номеру, контрагенту и сумме до загрузки в 1С.
- Документ с низким confidence по ИНН отправлен бухгалтеру на ручную проверку.
- Агент сопоставил оплату в банке со счетом и отметил задолженность как закрытую.
- При обработке скана агент приложил ссылку на исходный файл и audit log распознавания.
Где используется
- обработка счетов, актов и УПД
- распознавание первички из PDF и сканов
- извлечение реквизитов контрагента
- сверка суммы, НДС и позиций
- поиск дублей документов
- контроль оплат и дебиторки
- передача документов в 1С или ERP
- подготовка документов для бухгалтерии
- финансовый audit log
- approval для рискованных документов
Связанные термины
Частые вопросы
Что относится к первичным документам?
Счета, акты, УПД, накладные, счета-фактуры, чеки, платежные документы и другие документы, подтверждающие хозяйственную операцию.
Какие поля AI-агент должен извлекать из первички?
Тип документа, номер, дату, контрагента, ИНН, КПП, сумму, НДС, валюту, позиции, договор или заказ, статус оплаты и ссылку на исходный файл.
Можно ли автоматически загружать первичку в 1С?
Можно, но для надежных сценариев и после проверок. Сомнительные суммы, реквизиты, дубли и новые контрагенты лучше отправлять на approval бухгалтеру.
Чем первичные документы отличаются от договора?
Договор задает условия сотрудничества. Первичный документ подтверждает конкретную операцию: поставку, услугу, оплату или закрытие работ.
Какие ошибки в первичке самые опасные?
Неверная сумма, НДС, ИНН, дата, номер документа, контрагент, валюта, дублирование счета или расхождение между документом и заказом.
Как проверять качество обработки первичных документов?
Сравнивать извлеченные поля с эталоном, смотреть confidence score, количество ручных исправлений, дубли, ошибки загрузки в 1С и результаты сверки оплат.
