Что соберем
Соберем рабочую схему AI-ассистента для руководителя на Claude Fable 5. Он помогает готовить ежедневные сводки, разбирать письма, собирать контекст перед встречами, фиксировать задачи, писать follow-up и делать weekly review.
Это не автономный секретарь, который сам принимает решения. В первой версии ассистент работает как умный слой подготовки: читает разрешенные данные, структурирует их, предлагает черновики и показывает, где нужно действие руководителя.
Что должен уметь ассистент
- Утром собирать краткую сводку дня.
- Выделять важные письма и сообщения.
- Готовить pre-meeting brief перед встречей.
- После встречи делать summary и action items.
- Превращать договоренности в задачи.
- Готовить черновики ответов.
- Следить за просроченными задачами.
- В конце недели собирать weekly review.
- Показывать риски: где нет владельца, срока или следующего шага.
На старте не давайте ассистенту право отправлять письма, переносить встречи, менять задачи или писать клиентам без подтверждения.
Шаг 1. Определите границы доступа
Руководительский ассистент видит чувствительный контекст: письма, календарь, документы, задачи, финансы, переговоры, кадровые темы. Поэтому сначала задайте режим доступа.
Безопасный MVP:
- почта только read-only;
- календарь read-only;
- задачи read-only или draft-only;
- документы только из выбранных папок;
- сообщения только из рабочих каналов;
- отправка писем только черновиком;
- любые внешние сообщения только после approval;
- персональные и финансовые данные не использовать без необходимости.
Проверка: если ассистент может отправить письмо или изменить календарь без подтверждения, это уже не MVP, а рискованный агент.
Шаг 2. Соберите источники данных
Для первой версии хватит 5 источников.
- Календарь на сегодня и завтра.
- Важные письма за последние 24-48 часов.
- Список задач руководителя.
- Заметки или transcript встреч.
- Документы по активным проектам.
Если интеграций пока нет, можно работать вручную: копировать в Claude выдержку из календаря, письма, задачи и заметки. Когда процесс станет стабильным, его можно переносить в n8n, Make, Google Workspace или Microsoft Graph.
Шаг 3. Задайте системные правила
Начните с базового промпта, который задает роль и ограничения.
Ты AI-ассистент руководителя.
Твоя задача: помогать разбирать входящий контекст, готовить сводки, письма, встречи, задачи и weekly review.
Правила:
- не принимай решения за руководителя;
- не отправляй внешние сообщения;
- не меняй календарь и задачи без подтверждения;
- отделяй факты от предположений;
- если данных не хватает, задавай вопросы;
- помечай чувствительные темы как [осторожно];
- любые обещания клиентам, деньги, сроки, договоренности и кадровые темы требуют ручной проверки;
- пиши коротко, конкретно и по делу.Проверка: ассистент должен предлагать черновики и действия, а не писать “я уже отправил” или “я перенес встречу”.
Шаг 4. Сделайте утреннюю сводку
Утренняя сводка должна отвечать на вопрос: “на что сегодня обратить внимание?”
Собери утреннюю сводку руководителя.
Входные данные:
- календарь на сегодня;
- важные письма;
- открытые задачи;
- заметки со вчерашних встреч;
- срочные сообщения.
Формат:
1. Главное за сегодня: 3-5 пунктов.
2. Встречи: время, участники, цель, что подготовить.
3. Срочные решения.
4. Риски и блокеры.
5. Письма, где нужен ответ.
6. Задачи без следующего шага.
7. Что можно делегировать.Хорошая сводка не должна быть длинной. Если она занимает экран целиком, попросите Claude сократить до управленческого формата.
Шаг 5. Настройте разбор писем
Руководителю не нужен пересказ всех писем. Нужны сигналы.
Разбери входящие письма.
Выдели только письма, где нужно внимание руководителя.
Категории:
- требует решения;
- требует ответа;
- можно делегировать;
- риск или конфликт;
- финансовый вопрос;
- договор или юридическая тема;
- кадровая тема;
- можно пропустить.
Для каждого письма укажи:
- отправитель;
- тема;
- почему важно;
- дедлайн;
- предлагаемое действие;
- черновик ответа, если нужен.Проверка: ассистент должен скрывать шум, а не превращать почту в еще один длинный отчет.
Шаг 6. Готовьте pre-meeting brief
Перед встречей ассистент должен собрать контекст, чтобы руководитель не входил вслепую.
Подготовь pre-meeting brief.
Данные:
- название встречи;
- участники;
- цель встречи;
- предыдущие договоренности;
- связанные письма;
- задачи;
- документы;
- открытые вопросы.
Формат:
1. Зачем встреча.
2. Кто участвует и какая у них роль.
3. Что уже было договорено.
4. Какие решения нужны.
5. Риски.
6. Вопросы, которые стоит задать.
7. Что не стоит обещать без проверки.Для встреч с клиентами добавьте блок “коммерческие ограничения”. Для внутренних встреч — блок “кто владелец следующего шага”.
Шаг 7. Делайте summary после встречи
После встречи важнее всего не красивое summary, а договоренности и задачи.
Сделай summary встречи.
Формат:
1. Короткое резюме: 5-7 предложений.
2. Принятые решения.
3. Action items: задача, владелец, срок, источник.
4. Открытые вопросы.
5. Риски.
6. Что нужно отправить участникам.
7. Что требует подтверждения руководителя.
Не превращай предположения в факты. Если владелец или срок не назван, пиши "не указан".Проверка: в action items у каждой задачи должен быть владелец и срок. Если их нет, ассистент должен подсветить пробел.
Шаг 8. Превращайте договоренности в задачи
Задачи лучше хранить в структурированном виде.
Преобразуй договоренности в список задач.
Колонки:
- задача;
- владелец;
- дедлайн;
- проект;
- приоритет;
- источник;
- статус;
- что нужно уточнить.
Правила:
- не придумывай владельца;
- не придумывай дедлайн;
- если задача внешняя, пометь как требующую подтверждения;
- если задача связана с деньгами, договором или клиентским обещанием, пометь [approval].Такой список можно переносить в Notion, Google Sheets, Linear, Jira, Todoist или любую корпоративную систему.
Шаг 9. Делайте черновики ответов
Claude Fable 5 хорошо подходит для писем, но важно не отдавать ему финальную отправку.
Подготовь черновик ответа.
Контекст:
[вставьте письмо или ситуацию]
Требования:
- коротко;
- без лишней вежливости;
- не обещать сроки, бюджет и результат без подтверждения;
- если нужен факт, пометь [проверить];
- в конце предложи следующий шаг;
- тон: спокойный, деловой, уверенный.Для внешних писем добавьте правило: “не отправлять, только черновик”. Для конфликтных писем попросите сделать две версии: нейтральную и более мягкую.
Шаг 10. Соберите weekly review
В конце недели ассистент должен показать не “что происходило”, а “что важно для управления”.
Собери weekly review руководителя.
Вход:
- встречи недели;
- задачи;
- письма;
- проекты;
- решения;
- блокеры;
- планы на следующую неделю.
Формат:
1. Главные итоги недели.
2. Принятые решения.
3. Что продвинулось.
4. Что заблокировано.
5. Просроченные задачи.
6. Риски на следующую неделю.
7. Что делегировать.
8. Что требует личного внимания руководителя.
9. Черновик плана на следующую неделю.Хороший weekly review помогает увидеть повторяющиеся проблемы: задачи без владельца, встречи без решений, письма без ответа, проекты без следующего шага.
Шаг 11. Добавьте контроль качества
Перед тем как использовать результат, прогоните его через проверку.
Проверь сводку на качество.
Критерии:
- нет ли выдуманных фактов;
- отделены ли факты от предположений;
- у задач есть владельцы и сроки;
- отмечены ли sensitive topics;
- есть ли решения, которые требуют approval;
- нет ли внешних обещаний без подтверждения;
- можно ли руководителю принять действие за 2 минуты.
Верни список исправлений.Этот шаг особенно полезен для weekly review и писем клиентам.
Пример рабочего дня
Утром руководитель отправляет ассистенту календарь, задачи и важные письма. Claude делает сводку: три главных фокуса, две встречи, один риск, пять писем без ответа и список задач без дедлайна.
Перед встречей ассистент готовит pre-meeting brief: кто участвует, что обсуждали раньше, какие решения нужны и что нельзя обещать без проверки.
После встречи Claude превращает transcript в summary и action items. Руководитель подтверждает задачи, меняет владельцев и отправляет follow-up.
В пятницу ассистент собирает weekly review: что решили, что зависло, кто блокирует задачи, какие письма требуют ответа и на чем сфокусироваться на следующей неделе.
Что автоматизировать позже
Когда ручной процесс работает, можно подключать интеграции.
- n8n или Make для сбора календаря, писем и задач.
- Google Calendar API или Microsoft Graph для встреч.
- Gmail, Outlook или IMAP для почты.
- Slack или Teams для сообщений.
- Google Drive, Docs или Notion для документов.
- Таблица для weekly review и audit log.
Но порядок должен быть именно таким: сначала ручной workflow, потом автоматизация. Иначе вы автоматизируете хаос.
FAQ
Можно ли дать ассистенту доступ ко всей почте руководителя?
Для старта лучше нет. Начните с read-only и ограниченного набора писем: важные отправители, конкретные папки, последние 24-48 часов или письма, помеченные руководителем.
Может ли Claude сам назначать встречи?
В первой версии лучше только готовить предложение: время, участники, цель и текст приглашения. Создание или перенос встречи должен подтверждать человек.
Как не потерять важные задачи?
Требуйте структурированный список action items: задача, владелец, срок, источник и статус. Если владелец или срок не указан, ассистент должен явно писать “не указан”.
Что делать с конфиденциальными темами?
Помечайте их как [осторожно], не передавайте лишние данные и используйте корпоративные правила доступа. Кадровые, финансовые, юридические и клиентские обещания требуют ручной проверки.
Когда подключать n8n или Make?
Когда вы уже проверили ручной процесс на 1-2 неделях. Сначала убедитесь, что формат сводок, задач и weekly review реально помогает руководителю.
